Costo del mantenimiento en relación con los conceptos administrativos y técnicos

Ya hemos hablado sobre cómo el mantenimiento asegura el valor de las propiedades. Hoy damos un paso más: ¿qué pasa con los costos de ese mantenimiento? No se trata solo de números en un presupuesto, sino de entender cómo lo administrativo y lo técnico se conectan para tomar mejores decisiones.

La falta de planificación conduce a edificios degradados prematuramente, aumentando los costos de reparación y reduciendo la vida útil de la construcción. Por eso, conocer cómo se relacionan los aspectos administrativos y técnicos es clave para optimizar recursos.

¿Qué son los costos de mantenimiento?

Mantener un edificio no se limita a pagar reparaciones cuando algo falla. Los costos de mantenimiento pueden ser incluso más importantes que los de construcción, porque se extienden durante toda la vida útil del inmueble.

Para conocer realmente los costos de mantenimiento, es necesario unir lo administrativo y lo técnico: desde los registros de consumos y las partes que fallan con más frecuencia, hasta las causas de esas fallas. Solo así se puede ver con claridad la relación entre la acción, la causa y el efecto.

Perspectiva administrativa del costo

Desde lo administrativo, el reto no es solo aprobar un presupuesto, sino saber justificarlo con base técnica. Miles (1978) mencionó que, en muchos casos, los administradores suelen aprobar un presupuesto de mantenimiento sin evaluar previamente el estado real de los bienes, lo que lleva a gastos mal enfocados.

Por eso, la planificación ayuda a:

• Disminuir costos conforme aumenta la organización

• Evaluar resultados internos del mantenimiento

• Comparar inversión vs. beneficios obtenidos

Cuando la administración tiene registros históricos, puede anticipar consumos puntuales, detectar fallas recurrentes y evitar el gasto excesivo en reparaciones improvisadas.

Perspectiva técnica del costo

Cada elemento del edificio tiene un ciclo de vida. Muchos requieren años antes de renovarse o sustituirse, pero si fallan prematuramente, pueden paralizar áreas completas y generar costos adicionales como inflación o pérdidas por inactividad.

Además, está la llamada ley de los costos crecientes: cuanto más se pospone una intervención, más caro resulta. Diseñar bien desde el inicio cuesta 1, corregir en construcción cuesta 5, hacer mantenimiento preventivo cuesta 25 y reparar de forma tardía puede costar hasta 125 veces más.

Esto muestra que lo técnico impacta directamente en lo económico.

Encontrar el punto de equilibrio

La clave está en el balance. Como señalan Matulionis y Freitag (1990), “cuanto mayor sea la inversión en mantenimiento preventivo, menos costosa es la corrección de fallas y deterioros… hasta que llega un punto donde el costo de planeamiento supera el costo de reparación y sustitución”.

Ese equilibrio solo se logra uniendo lo administrativo (planificación, presupuesto, registros) con lo técnico (vida útil, causas de fallas, ciclos de mantenimiento). De esta manera, la junta directiva y los administradores no ven el mantenimiento como un gasto, sino como una inversión estratégica.

Recomendaciones prácticas

• Planificar siempre: un plan de mantenimiento reduce fallas prematuras y extiende la vida útil.

• Registrar todo: inspecciones, intervenciones y ciclos deben documentarse para poder compararlos año con año.

• No postergar: cada retraso multiplica los costos.

• Buscar el equilibrio: identificar cuándo es más rentable prevenir que reparar.

Bibliografía:

Camacho Salazar, P. (2009). Diseño de Plan de Mantenimiento para Edificios del ICE (Informe de investigación). Instituto Tecnológico de Costa Rica, Escuela de Ingeniería en Construcción. https://repositoriotec.tec.ac.cr/bitstream/handle/2238/6196/Dise%C3%B1o_Plan_Modelo_Mantenimiento_Edificios_ICE.pdf?sequence=1&isAllowed=y